画像保存フォルダの変更
建物の写真や間取り図は,バラバラに管理するのではなくて,特定のPCの特定のフォルダに整理して保存するのが一般的です。保存先のPCを買い替える等をした時にこのコマンドです。
例えば,"PC1"というコンピュータ名の"PICTURES"という共有名の中に,地区毎に分けられたフォルダがあり,地区毎のフォルダに,物件名毎にフォルダがあり,その中に写真などが入っている場合,画像のファイル名は次のようになっています。
\\PC1\PICTURES\那覇地区\コーポあかり\IMAGE001.JPG
画像をPC2という名前のコンピュータの共有名"物件写真"に移動させたとします。(フォルダの構成は,上記と同じです)。例えば,上記のファイルは,新しい場所では,次のようになります。
\\PC2\物件写真\那覇地区\コーポあかり\IMAGES001.JPG
賃貸整理くんは,写真のファイル名を覚えているので,写真を移動したら,移動先のファイル名に変更する必要があります。ひとつひとつ指定し直してもいいのですが,面倒ですので,まとめて変更することにしましょう。上記の例では,元のファイル名と新しいファイル名で違うのは,前の部分だけです。ファイル名は,単なる文字列ですので,文字列の置換えを実行することにより,写真の保存先フォルダをまとめて変更します。例の場合,
置換前のフォルダ名:\\PC1\PICTURES
置換後のフォルダ名:\\PC2\物件写真
と入力します。ファイル名"\\PC1\PICTURES\那覇地区\コーポあかり\IMAGE001.JPG"の赤字の部分が,置換前のフォルダ名に一致します。赤字の部分を,置換後のフォルダ名"\\PC2\物件写真"に変更します。その結果,ファイル名は,
\\PC2\物件写真\那覇地区\コーポあかり\IMAGES001.JPG
になり,希望するファイル名になります。
指定し間違えた場合,元に戻す機能がありませんので,作業の前にバックアップを作成することをお勧めします。もし,指定に失敗したら,バックアップからデータを戻してください。
滞納事務手数料
支払期限を過ぎたら,5日以内なら1000円,10日以内なら2000円,20日以内なら3000円というような滞納事務手数料を徴収する場合がありますした。この場合の滞納事務手数料を自動計算する機能です。全ての建物に対して,一括して,この滞納事務手数料の計算方法を登録するのがこのコマンドです。現在は,多くの物件で家賃保証会社と家賃保証の契約が行われているため,滞納事務手数料を徴収することは稀になりましたので,説明は省きます。
入金取消
これを選ぶと,何月何日の入金を取り消すのか聞いてきます。指定した日の入金を全て取り消すことができます。あまり使うことはありません。
不要伝票の整理
処理メニューの家賃管理の入金実績・発行済み請求書・振替伝票の画面を見ると,その入居者が入居してから今日までの伝票をみることができます。入居期間が長いと,この伝票もかなりの量になります。この伝票のせいで,入居者のデータファイルが大きくなってしまい,賃貸整理くんの起動に時間がかかるようになってしまいます。そこで,伝票のうち,もう使われることがないものを書庫(倉庫)に移動させるのが,このコマンドです。このコマンドを実行すると,選択した期間以上が経過した使用済み伝票が書庫に移動され,データファイルのファイルサイズが小さくなります。書庫に移動した伝票は,元の場所に戻すこともできます。
水道料金の集計
賃貸整理くんSEでは,水道料金の半年検針・毎月請求(半年に1回,検針を行い,請求は同じ額を毎月半年間請求する)という請求パターンをサポートしています。この方式の利点は:
- 検針作業・水道料金の計算の負担が減ります。
- (半年間は)同じ水道料金になるので,請求書を発行しなくても済みます。
- 入居者も,毎月一定額が引落になるので,生活設計が楽になります。
利点が多いのですが,当然,半年に一回,精算と向こう半年間の水道料金を計算する必要があります。ただ計算するだけではつまらないので,入居者の平均の水道使用量を求め,各戸の偏差値を計算し,平均よりも節水しているのかどうかを判定できるようにしました(節水通信簿)。当然,世帯人数が多い場合,水道の使用量も多いので,間取りがシングル向けの物件と,ファミリ向け物件で分けて集計を行っています。
事務所や店舗は,この集計には含まれません。
節水通信簿を印刷したい物件を選択状態にして,書類作成ボタンを押すと,節水通信簿が作成できます。